ساختار شکست کار چیست ؟

ساختار شکست کار روشی برای تقسیم‌بندی کل خروجی یک پروژه به قطعات کوچک‌تر، قابل مدیریت‌تر و قابل تعریف‌تر است. این فرآیند، پیچیدگی‌های عظیم یک پروژه را به مجموعه‌ای از اجزای کاملاً مشخص و قابل فهم تبدیل می‌کند، به طوری که هر بخش به یک مسئول، یک زمان‌بندی و یک هزینه مشخص وابسته می‌شود. هدف اصلی این ساختار، اطمینان از این است که تمامی کار مورد نیاز برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه شناسایی شده و هیچ بخشی از محدوده پروژه از قلم نیفتد.
این ساختار نمایانگر کل دامنه کار است و ارتباط سلسله مراتبی میان خروجی‌های پروژه و زیرمجموعه‌های آن را به صورت بصری و منطقی نشان می‌دهد.

ساختار شکست کارچیست ؟

ساختار شکست کار روشی است که در آن پروژه به بخش‌های کوچک‌تر و واضح‌تر تقسیم می‌شود تا مدیریت و اجرای آن آسان‌تر شود. با این کار، همه افراد درگیر پروژه دقیقاً می‌دانند چه کاری باید انجام دهند و هر بخش چه نقشی در رسیدن به هدف نهایی دارد. به این ترتیب، ساختار شکست کار به هماهنگی بهتر، برنامه‌ریزی دقیق‌تر و کنترل مؤثرتر پروژه کمک می‌کند.

چرا سازمان‌ها باید زمان و انرژی خود را صرف ایجاد چنین سازوکاری کنند؟ پاسخ در پیشگیری از شکست‌های رایج پروژه‌ای نهفته است. یک پروژه بدون ساختار شکست کار شفاف، شبیه به یک شهر بزرگ بدون نقشه خیابان‌هاست؛ همه می‌دانند مقصدی وجود دارد، اما مسیر رسیدن به آن مبهم، متناقض و پر از پیچ‌وخم‌های غیرمنتظره خواهد بود.

•  مقابله با ابهام و عدم شفافیت
•  پایه و اساس برآوردها و زمان‌بندی
•  مدیریت کامل محدوده کار

 مزایای کلیدی ساختار شکست کار

از مزایای اصلی WBS می‌توان به تسهیل در برآورد هزینه و زمان، کاهش ریسک‌های ناشی از ابهام، افزایش هماهنگی بین اعضای تیم و امکان پایش مؤثر‌تر عملکرد اشاره کرد. در واقع، WBS پایه‌ای برای سازماندهی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به‌شکل سیستماتیک فراهم می‌سازد. فراتر از ضرورت‌ها، این سازوکار مجموعه‌ای از مزایای عملیاتی را برای تیم پروژه به ارمغان می‌آورد که مستقیماً بر کیفیت و کارایی تأثیر می‌گذارند که در ادامه می بینید

 ارتباط روشن و سلسله مراتبی میان اجزا

این ساختار به صورت یک درخت طراحی می‌شود که نشان می‌دهد چگونه خروجی‌های سطح بالا به خروجی‌های سطح پایین‌تر وابسته هستند. این ارتباط سلسله مراتبی به همه اعضای تیم کمک می‌کند تا بفهمند کار آن‌ها در تصویر بزرگتر پروژه چگونه جای می‌گیرد. یک مدیر تیم می‌تواند نقش کار زیردست خود را در تحقق یک بخش اصلی پروژه مشاهده کند و بالعکس، یک عضو تیم می‌تواند بفهمد که تکمیل موفقیت‌آمیز کارش چگونه به موفقیت کل پروژه کمک می‌کند. این امر حس مالکیت و هدفمندی را تقویت می‌نماید.

 مدیریت بهتر تعهدات و مالکیت

یکی از بزرگترین مزایای این ابزار، امکان تخصیص مالکیت نهایی به هر یک از بسته‌های کاری است. برای هر بسته، یک نفر مسئول نهایی پاسخگو خواهد بود. این تفکیک وظایف، از سردرگمی در مورد مسئولیت‌ها جلوگیری می‌کند. تیم‌ها می‌دانند چه کسی باید گزارش پیشرفت آن بخش خاص را بدهد و این امر پاسخگویی را به شدت افزایش می‌دهد.

 افزایش قابلیت ردیابی و کنترل پیشرفت

به دلیل ماهیت کوچک و مشخص بسته‌های کاری، ردیابی پیشرفت آن‌ها بسیار ساده‌تر است. به جای پرسش‌های مبهم مانند «آیا فاز طراحی پیشرفت کرده است؟ سوالات دقیقی مطرح می‌شود مانند آیا بسته کاری طراحی فونداسیون بخش شمالی به پایان رسیده است؟ این امکان کنترل و نظارت دقیق را فراهم می‌کند و به مدیر پروژه اجازه می‌دهد در صورت مشاهده تأخیر در یک بسته کوچک، سریعاً مداخله کرده و آن را اصلاح نماید، پیش از آنکه تأخیر به کل برنامه لطمه بزند.

تسهیل تخصیص منابع و بودجه

هنگامی که کارها به بسته‌های کاری سطح پایین تجزیه شدند، تخصیص منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، مواد) به هر بسته آسان می‌شود. مدیر پروژه می‌تواند اطمینان حاصل کند که منابع کافی برای هر واحد کار تعریف شده، تخصیص یافته است. همچنین، هزینه‌های مرتبط با هر بسته کاری جمع‌آوری شده و در نهایت، با تجمیع هزینه‌های تمام بسته‌ها، بودجه کل پروژه با دقت بالا محاسبه می‌شود. این روش، مبنای محکمی برای کنترل هزینه‌ها در طول اجرای پروژه فراهم می‌کند.

 مفاهیم مرتبط با ساختار شکست کار

ساختار شکست کار یک مفهوم واحد نیست، بلکه مجموعه‌ای از اصول و اصطلاحات است که با هم کار می‌کنند تا این ابزار را عملیاتی سازند. برای شکست کار قوانین و قواعدی وجود دارد که قبل از اقدام به شکست کار باید رعایت شود تا مراحل به درستی پیش برود. این قواعد عبارتند از تعریف سطوح شکست بسته های کاری و قواعد هشتاد ساعته که طبق آن کارها کوچکتر می شود. در ادامه به تفصیل به این موضوعات می پردازیم:

سطوح ساختار شکست کار

این ساختار به صورت عمودی سازماندهی می‌شود. در بالاترین سطح، ما کل پروژه را داریم که به عنوان سطح صفر یا خروجی نهایی شناخته می‌شود. این سطح بلافاصله به اجزای اصلی یا فازهای اصلی پروژه تقسیم می‌شود که سطح یک را تشکیل می‌دهند. برای مثال، در یک پروژه ساخت، سطح یک ممکن است شامل تدارکات، ساخت و ساز، و تحویل نهایی باشد. هر یک از این اجزای سطح یک، به نوبه خود به اجزای کوچکتر تقسیم می‌شوند که سطح دو را می‌سازند، و این روند ادامه می‌یابد تا به پایین‌ترین سطح که قابل مدیریت و قابل تخمین باشد، برسیم. این تقسیم‌بندی تدریجی، از کلیات به جزئیات، جوهر این روش است.

بسته کاری (Work Package)

نقطه پایانی و هدف فرآیند شکست کار، رسیدن به بسته کاری است. بسته کاری کوچک‌ترین جزء قابل مدیریت در ساختار شکست کار است و معمولاً نقطه‌ای هستند که برنامه زمان‌بندی اصلی، برآورد هزینه و تخصیص منابع در آنجا به هم می‌رسند. یک بسته کاری باید دارای ویژگی‌های مشخصی باشد:

•  قابل اندازه‌گیری باشد (می‌توان پیشرفت آن را سنجید)
•  دارای یک مسئول مشخص باشد
• دارای یک بازه زمانی و هزینه مشخص باشد.

قاعده هشتاد ساعته

برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه زمانی باید توقف کنیم و دیگر کار را بیشتر نشکنیم، مدیران پروژه اغلب از یک راهنمای عملی استفاده می‌کنند. یکی از این راهنماها، قاعده هشتاد ساعته است. این قاعده توصیه می‌کند که هیچ بسته‌ای کاری نباید نیازمند صرف بیش از هشتاد ساعت کار باشد تا به اتمام برسد. اگر یک سطح کار همچنان بیش از هشتاد ساعت زمان نیاز دارد، باید بیشتر شکسته شود. این حد نصاب، تضمین می‌کند که هر بسته آنقدر کوچک باشد که بتوان پیشرفت آن را به طور مؤثر رصد کرد و همچنین آنقدر بزرگ نباشد که تحلیل زمان‌بندی آن دشوار گردد.

تفاوت با ساختار شکست نهاد

نباید ساختار شکست کار را با ساختار شکست نهاد اشتباه گرفت. ساختار شکست نهاد (که بر مبنای بخش‌های سازمانی یا دپارتمان‌ها تنظیم می‌شود) پاسخ می‌دهد به این سوال که چه کسی کار را انجام می‌دهد؟ یا بخش‌های سازمان چه کسانی هستند؟ در مقابل، ساختار شکست کار بر اساس خروجی‌ها و دستاوردها تنظیم می‌شود و پاسخ می‌دهد به این سوال که چه کاری باید انجام شود؟ ساختار شکست کار خروجی‌محور است، در حالی که ساختار شکست نهاد ساختار سلسله مراتبی سازمان را منعکس می‌کند.

بخشی از نرم افزار msp به کنترل روند پروژه می پردازد که فاز کنترل و پایش پروژه در msp نام داشته و با استفاده از ابزارهای پایش روند پروژه را رصد کرده و اجازه نمی دهد پروژه با تاخیر زمانی مواجه شود.

راهنمای گام به گام ساخت یک ساختار شکست کار مؤثر

ایجاد این ساختار یک فرآیند فکری سازمان‌یافته است که از بالا به پایین حرکت می‌کند. ساختار شکست اصولی در ابتدا با مشخص شدن هدف شروع شده و سپس پروژه را به بخش‌های اصلی تقسیم کرده و هر بخش را مرحله‌به‌مرحله به فعالیت‌های کوچکتر و دقیق‌تر بشکنید تا همه وظایف مشخص و قابل اندازه‌گیری شوند. در هر گام، از تیم پروژه برای اطمینان از کامل بودن و واقع‌گرایی ساختار بازخورد بگیرید. پس از آن، روابط و وابستگی بین فعالیت‌ها را تعیین کنید تا بتوانید مسیر اجرای کار را به‌درستی برنامه‌ریزی کنید. در نهایت، ساختار شکست را بازبینی و در مستندات پروژه ثبت کنید تا به‌عنوان نقشه راه اجرایی و ابزاری برای کنترل پیشرفت مورد استفاده قرار گیرد. در ادامه این مراحل را به تفصیل می بینید:

گام نخست: تعریف خروجی نهایی پروژه

مهم‌ترین کار، تعریف واضح و مورد توافق همه طرفین، از کل پروژه به عنوان خروجی اصلی است. این باید یک جمله یا عبارت واحد باشد که هدف نهایی پروژه را توصیف کند. این کار در مرحله اول انجام می شود تا تلاش های بعدی برای تقسیم بندی، خروجی و هدف دلخواه را نتیجه بدهد.

گام دوم: شناسایی اجزای اصلی سطح اول

با استفاده از دامنه کلی پروژه، تصمیم بگیرید که این خروجی نهایی چگونه باید به فازها یا اجزای اصلی تقسیم شود. این تقسیم‌بندی معمولاً بر اساس فازهای چرخه‌ی حیات پروژه (مانند برنامه‌ریزی، طراحی، ساخت، نصب) یا بر اساس زیرسیستم‌های اصلی محصول نهایی صورت می‌گیرد.

گام سوم: شکستن تکراری تا رسیدن به بسته کاری

برای هر جزء در سطح بالاتر، این فرآیند تقسیم‌بندی را تکرار کنید. هر جزء را به زیرمجموعه‌های منطقی‌تر تقسیم کنید. این مرحله نیاز به دانش تخصصی در مورد محتوای پروژه دارد و اغلب با همکاری تیم فنی انجام می‌شود. این فرآیند تا زمانی ادامه می‌یابد که به بسته‌های کاری برسید که دیگر نیازی به شکستن بیشتر ندارند (معمولاً با استفاده از قاعده هشتاد ساعته یا بر اساس سطح کنترل مورد نیاز).

گام چهارم: ایجاد کدگذاری یا شناسه منحصر به فرد

پس از نهایی شدن ساختار، برای هر عنصر در درخت، یک شناسه منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود. این شناسه به ردیابی مالی، زمان‌بندی و گزارش‌دهی کمک می‌کند و ارتباط مستقیمی بین ساختار شکست کار و سایر برنامه‌های مدیریتی برقرار می‌سازد.

گام پنجم: بازبینی و تأیید

این ساختار باید توسط همه مدیران و ذی‌نفعان کلیدی بازبینی و تأیید شود. این تأیید به منزله توافق رسمی بر سر محدوده کار است و هرگونه تغییر در آن باید از طریق فرآیند کنترل تغییرات رسمی انجام شود.

مثال عملی در حوزه ساختمان‌سازی

برای درک بهتر، ساختار شکست کار یک پروژه ساختمانی به نام احداث یک ساختمان مسکونی پنج طبقه را در نظر می‌گیریم.خروجی نهایی پروژه (سطح صفر): ساختمان مسکونی پنج طبقه آماده بهره‌برداری است. در ادامه پروژه را به چند سطح تقسیم کرده و اجزای هر سطح را مشخص می کنیم:

اجزای اصلی سطح یک

این پروژه را می‌توان به سه بخش اصلی تقسیم کرد: تدارکات و آماده‌سازی، ساخت و ساز سازه و معماری، نصب تأسیسات و تحویل نهایی در ادامه فعالیت های مربوط به هر کدام  از این سه سطح را می بینید:

تجزیه جزء اول: تدارکات و آماده‌سازی (سطح دو)

این بخش شامل کارهای پیش از شروع عملیات اصلی است. این فعالیت ها مرحله صفر و مهم به حساب می آیند و  عبارتند از:

• تأمین زمین و اخذ مجوزها
• طراحی و نقشه‌کشی نهایی
• انتخاب پیمانکاران فرعی
• آماده‌سازی سایت و گودبرداری

تجزیه بسته آماده‌سازی سایت و گودبرداری (سطح سه و نهایی) این بسته کاری باید به بسته‌های کاری نهایی تقسیم شود:

• پاکسازی و تخریب بنای قدیمی (بسته کاری)
• اجرای عملیات خاکی و گودبرداری (بسته کاری)
• اجرای سازه‌های نگهبان دیوارها (بسته کاری)
• تأمین مصالح مورد نیاز برای فونداسیون (بسته کاری)

تجزیه جزء دوم: ساخت و ساز سازه و معماری (سطح دو)

پس از انجام کارهای ابتدایی نوبت به مراحل اجرایی می رسد. در بخش دوم شروع به ساخت سازه می کنیم. این بخش شامل اجرای بخش‌های فیزیکی ساختمان است که در ادامه می بینید:

• اجرای فونداسیون
• اجرای اسکلت اصلی ساختمان
• اجرای دیوارهای پیرامونی و داخلی
• اجرای سقف‌ها و نما
• تجزیه بسته اجرای اسکلت اصلی ساختمان(سطح سه و نهایی)
• این کار با توجه به پنج طبقه بودن، می‌تواند به صورت طبقه به طبقه شکسته شود:
• اجرای ستون‌ها و تیرهای طبقه اول (بسته کاری)
• اجرای دال‌های سقف طبقه اول (بسته کاری)
• اجرای ستون‌ها و تیرهای طبقه دوم (بسته کاری)

این روند همین طور تا طبقه پنجم ادامه می‌یابد تا به بسته‌های کاری تعریف‌شده برسیم که هر کدام کمتر از حد نصاب زمانی مشخصی زمان نیاز دارند.

Catch-up Plan (برنامه جبران تأخیر) ابزاری حیاتی در مدیریت پروژه است که برای بازگرداندن فعالیت‌ها به مسیر اصلی زمان‌بندی اولیه استفاده می‌شود، زمانی که پروژه با تأخیر مواجه شده است.

نتیجه‌گیری

ساختار شکست کار، صرف نظر از ماهیت پروژه (ساختمان، نرم‌افزار، یا سازماندهی یک رویداد)، ابزاری ضروری برای تبدیل رویا به واقعیت قابل برنامه‌ریزی است. این ساختار با تفکیک منظم و سلسله مراتبی کارها به کوچک‌ترین اجزای قابل کنترل، نه تنها یک برنامه زمان‌بندی و بودجه دقیق فراهم می‌کند، بلکه به عنوان زبان مشترک تیم، ریسک‌ها را کاهش داده و مسیر روشن رسیدن به موفقیت نهایی را ترسیم می‌نماید. نادیده گرفتن این بنیاد در مدیریت پروژه، ریسک شکست را به شدت افزایش می‌دهد؛ در حالی که استفاده دقیق از آن، تضمین‌کننده نظم، کنترل و در نهایت، تکمیل موفقیت‌آمیز تعهدات پروژه است. این ابزار، تبدیل چگونه (How) به چه چیزی (What) در ساده‌ترین و مؤثرترین شکل ممکن است.

اگر مدیر پروژه هستید نیاز است مسلط به یک برنامه مدیریت پروژه باشید. یکی از این نرم افزارها ماکروسافت پروجکت msp است. برای یادگیری مدیریت پروژه با نرم افزار msp می توانید از آموزش های سایت همیار پروژه ساختمان کمک بگیرید.