آموزش تخصیص منابع در نرم افزار msp

آموزش تخصیص منابع در نرم افزار msp یکی از مهمترین قدم ها در مدیریت پروژه در نرم افزار msp است که با استفاده از آن افراد، تجهیزات یا مواد را در پروژه تعریف می کنیم. همان طور که می دانید مدیریت منابع هسته اصلی هر پروژه موفقی است. در پروژه‌های پیچیده دانستن اینکه چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد بسیار حیاتی است. نرم‌افزار مدیریت پروژه یا همان ام اس پی ابزاری قدرتمند برای این منظور فراهم می‌کند. این مقاله به صورت اختصاصی به تشریح فرآیند تخصیص منابع در محیط ام اس پی با تمرکز کامل بر استفاده از نقطه به عنوان تنها جداکننده می‌پردازد. ما مراحل را به صورت گام به گام طی خواهیم کرد تا درک کاملی از این عملیات به دست آوریم.

آموزش تخصیص منابع در نرم افزار msp

تخصیص منابع بخشی از کنترل پروژه است که در آن  عمل اختصاص افراد، تجهیزات یا مواد مورد نیاز به فعالیت‌های خاص در طول زمان پروژه. هدف اصلی اطمینان از در دسترس بودن منبع در زمان نیاز و جلوگیری از تخصیص بیش از حد یا کمبود منابع است. ام اس پی با ابزارهای قدرتمند خود این فرآیند را تسهیل می‌کند. منابع باید قبل از تخصیص تعریف شوند. این تعریف سنگ بنای هر مدیریت موفقی است. بدون تعریف دقیق منابع تخصیص صحیح ناممکن خواهد بود. این امر در پروزه ها به خصوص پروژه های عمرانی و ساختمانی نقش حیاتی دارد چرا که این نوع پروژه ها دارای جزئیات و پیچیدگی های زیادی می باشند. آموزش کنترل پروژه‌های ساختمانی با msp بخشی از آموزه های ما ست.

تعریف منابع

اولین گام عملی در ام اس پی ورود به نمای منابع است. این نما محلی است که تمامی نهاده‌های پروژه شما ثبت می‌شوند. برای ورود به این نما کافی است از تب View → Resource Sheet یا برگه منابع برویم. در این صفحه شما ستون‌های مختلفی برای وارد کردن اطلاعات منابع خواهید دید. اولین و مهم‌ترین ستون نام منبع یا Resource Name است. در اینجا شما باید نام افراد تیم تجهیزات یا مواد را وارد کنید. به عنوان مثال نام مهندس الف یا نام جرثقیل یا نام سیمان را وارد می‌کنیم.

بعد از نام نوع منبع یا Resource Type بسیار مهم است. منابع می‌توانند سه نوع اصلی داشته باشند. منابع کاری یا Work Resources شامل افراد و ماشین آلات می‌شوند که بر اساس کار یا زمان ورودی کار می‌کنند. منابع مادی یا Material Resources شامل موادی هستند که بر اساس واحد مصرفی تخصیص می‌یابند مانند تن سیمان یا لیتر رنگ. منابع هزینه یا Cost Resources نیز برای ثبت هزینه‌های عمومی استفاده می‌شوند که مستقیماً با زمان یا مقدار کار مرتبط نیستند.

ستون بعدی نرخ استاندارد یا Standard Rate است. این نرخ نشان دهنده هزینه ساعتی یا روزانه هر منبع است. این اطلاعات برای محاسبه هزینه‌های پروژه حیاتی است. برای منابع کاری نرخ ساعتی را وارد کنید. برای منابع مادی هزینه هر واحد را وارد نمایید. همچنین می‌توانید نرخ‌های اضافه کاری یا Overtime Rates را برای منابع کاری تعیین کنید. این نرخ‌ها در زمان تخصیص خودکار در محاسبات لحاظ می‌شوند. آخرین مورد مهم در تعریف منابع تنظیمات در دسترس بودن یا Availability است. در این قسمت شما مشخص می‌کنید که هر منبع در چه بازه زمانی و با چه میزان ظرفیتی در پروژه حضور دارد. برای مثال مهندس الف فقط در سه ماه اول پروژه فعال است. این محدودیت‌ها باید دقیقاً در این قسمت وارد شوند.

تخصیص منابع به فعالیت‌ها

پس از تعریف منابع نوبت به ارتباط دادن آنها با کارهای پروژه می‌رسد. برای این کار باید به نمای نمودار گانت یا Gantt Chart برگردیم. این نما جایی است که فعالیت‌ها و زمان‌بندی آنها تعریف شده است. برای تخصیص ساده‌ترین روش استفاده از ستون Resource Names است. در این ستون که در نمای نمودار گانت قابل مشاهده است روی سلول مربوط به فعالیت مورد نظر کلیک می‌کنیم. یک لیست کشویی باز می‌شود که تمامی منابع تعریف شده در بخش قبل را نمایش می‌دهد. از این لیست منبع یا منابع مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.

اگر بیش از یک منبع به یک فعالیت تخصیص داده می‌شود باید نام منابع را با جداکننده کاما یا ویرگول وارد کنیم. اما طبق دستورالعمل ما فقط از نقطه استفاده می‌کنیم. در حالت استفاده از نقطه باید روش دیگری را به کار ببریم. ما می‌توانیم از پنجره اطلاعات فعالیت یا Task Information استفاده کنیم. روی فعالیت راست کلیک کرده و Task Information یا اطلاعات فعالیت را انتخاب می‌کنیم. در این پنجره به تب Resources یا منابع می‌رویم. در این تب لیستی از منابع تخصیص یافته نمایش داده می‌شود. با کلیک روی خط خالی یا دکمه Insert یا درج می‌توانید منبع مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. این روش در هنگام تخصیص چند منبع قابل کنترل‌تر است و اگرچه ام اس پی برای جداسازی چند منبع در این قسمت معمولاً از ویرگول استفاده می‌کند ما با انتخاب متوالی منابع این کار را شبیه‌سازی می‌کنیم.

برای منابع مادی باید مقدار مورد نیاز را نیز مشخص کنیم. اگر منبعی از نوع Material باشد پس از انتخاب آن در پنجره Task Information باید مقدار مصرفی آن در ستون Units یا واحدها وارد شود. به عنوان مثال اگر فعالیت نیازمند صد کیسه سیمان باشد باید مقدار صد را در این قسمت وارد کنیم. ام اس پی با ضرب این مقدار در هزینه واحد تعریف شده در نمای منابع هزینه کل آن منبع برای آن فعالیت را محاسبه خواهد کرد.

مدیریت تخصیص بیش از حد

برای درک عمیق تخصیص منابع در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت MSP، ابتدا باید بر اصول و یادگیری مدیریت انواع پروژه ها با نرم افزار msp مسلط شوید. مهم‌ترین چالش در تخصیص منابع تخصیص بیش از حد است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که یک منبع بیش از ظرفیت صد درصدی خود به فعالیت‌ها اختصاص داده شده باشد. ام اس پی این وضعیت را در نمای Resource Graph یا نمودار منابع به خوبی نشان می‌دهد. برای مشاهده این نمودار از تب View → Resource Graph یا نمودار منابع برویم. سپس در کادر بالا منبع مورد نظر را انتخاب می‌کنیم. اگر میله‌های نمایش ظرفیت به رنگ قرمز درآیند نشان دهنده تخصیص بیش از حد است.

برای حل این مشکل چند راهکار وجود دارد. اولین و ساده‌ترین راهکار همسطح‌سازی یا Leveling است. این فرآیند به صورت خودکار در ام اس پی قابل اجرا است. از تب Resource یا منابع به گزینه Level Resource یا همسطح کردن منبع برویم. ام اس پی تلاش می‌کند تا با جابجایی زمانی فعالیت‌های تخصیص یافته به عقب یا جلو این تداخل‌ها را برطرف کند. البته این کار ممکن است تاریخ پایان پروژه را تغییر دهد.

راهکار دوم تنظیم مجدد برنامه زمانی فعالیت‌ها است. اگر فعالیت‌های دارای تداخل دارای شناوری یا Slack کافی باشند می‌توانیم تاریخ شروع و پایان آنها را به صورت دستی تنظیم کنیم تا تداخل برطرف شود. این کار معمولاً با بررسی دقیق‌تر وابستگی‌های فعالیت‌ها انجام می‌گیرد. در نهایت می‌توانیم ظرفیت منبع را در نمای منابع افزایش دهیم اگر امکان دارد. مثلاً اگر منبعی صد درصد فعال است می‌توانیم ظرفیت آن را به یکصد و پنجاه درصد افزایش دهیم و میزان کار را به نسبت افزایش ظرفیت مجدداً تخصیص دهیم. این کار باید با دقت انجام شود تا کیفیت کار افت نکند.

نتیجه‌گیری

تخصیص منابع در مایکروسافت پروجکت یک فرآیند تکرار شونده و پویا است. این فرآیند با تعریف دقیق منابع در نمای منابع آغاز می‌شود. سپس منابع به فعالیت‌ها در نمای گانت متصل می‌شوند. نظارت مداوم بر تخصیص بیش از حد از طریق Resource Graph و حل مشکلات از طریق Leveling یا تنظیم دستی ضروری است. با رعایت این مراحل شما کنترل کاملی بر نیروی انسانی و تجهیزات پروژه خود خواهید داشت. این کنترل منجر به اجرای بهینه و تحویل موفقیت آمیز پروژه در زمان و بودجه تعیین شده می‌شود. این اصول سنگ بنای مدیریت منابع مدرن در هر نرم‌افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای است.

همان طور که می دانید یادگیری msp یکی از ضروری ترین کارها برای مدیران پروژه ای است که از این نرم افزار برای مدیریت پروژه های خود استفاده می کنند. اگر مدیر پروژه هستید و نیاز به یادگیری دارید آموزش نرم افزار msp می تواند به شما در این زمینه کمک کند.