اکثر قریب به اتفاق پروژه‌ها در سطح کشور به دلیل مشکلات زیر با تاخیر مواجه هستند.
- تاخیر در پرداخت توسط کارفرما
- تاخیر در ابلاغ نقشه‌ها
- مشکلات ناشی از وضعیت متغیر جوی در شهرهای سردسیر و مرطوب
- نوع قراردادهای مرسوم
- ورود کارفرما به حیطه‌های مشاور و پیمانکار
- عدم انتخاب پیمانکار مناسب با حجم کار به دلیل نوع و روش انجام مناقصه
- عدم وجود برآورد صحیح از کار در هنگام مناقصه
- ضعف اجرایی و برنامه ریزی پیمانکاران
با توجه به اینکه تنها ماده شرایط عمومی پیمان در خصوص رسیدگی به این موضوع ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان و بخشنامه شماره ۵۰۹۰ مورخ ۱۳۶۰/۹/۲ است. هر کدام از آنها نیز به نوبه خود دارای نکات مبهم فراوان بوده لذا تهیه و رسیدگی به پرونده تاخیرات یکی از بحث بر‌انگیز‌ترین موارد در طول عمر یک پروژه است.
برخی از تبعات تاخیرات غیر مجاز در پروژه‌ها
اعمال جریمه تاخیرات مطابق مفاد ماده ۵۰ شرایط عمومی پیمان
- محاسبه تعدیل با شاخص متوسط در دوره تاخیر غیر مجاز
- افزایش هزینه‌ها به دلیل افزایش اکیپ‌های اجرایی و افزایش شیفت کاری به دلیل فشار مشاور و کارفرما به پیمانکار جهت جبران تاخیرات
- عدم رضایت کارفرما و مشاور و در نتیجه عدم ابلاغ قراردادهای جدید به دلیل ضعف پیمانکار
نحوه تنظیم و بررسی لایحه تاخیرات قراردادهای پیمانکاری
زمان تهیه لایحه تاخیرات
بر اساس مفاد بند ج ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان در پایان مدت اولیه پیمان یا هر تمدید مدت پیمان اگر کار به اتمام نرسیده باشد، مهندس مشاور با کسب نظر پیمانکار و با توجه به موارد تعیین شده، علل تاخیر کار را بررسی می‌کند. میزان، مدت مجاز و غیر مجاز آن را با توافق پیمانکار تعیین می‌نماید و به کارفرما گزارش می‌کند. سپس نظر کارفرما را در مورد میزان مجاز یا غیر مجاز کار به پیمانکار اعلام می‌کند و معادل مدت تاخیر مجاز، مدت پیمان را تمدید می‌نماید.
مستندات مورد نیاز در در پرونده تاخیرات
اطلاعات اولیه
- خلاصه اطلاعات قراردادی پروژه
- خلاصه آخرین وضعیت پیشرفت پروژه به همراه نمودارها و عکس‌ها و تعیین میزان تاخیر صورت گرفته تا لحظه تهیه گزارش
- برنامه زمان بندی اولیه پروژه
خلاصه ادعاهای پیمانکار
- برنامه زمان بندی به روز شده بر اساس ادعاهای پیمانکار یا نمودار همپوشانی تاخیرات
- جدول محاسبه تاخیرات مالی ناشی از تاخیر در پرداخت صورت وضعیت‌ها و پیش پرداخت‌ها
- لیست مکاتبات انجام شده توسط پیمانکار جهت دریافت نقشه‌ها یا دستور کارها یا جزییات اجرایی
- لیست روزهایی که به دلیل مشکلات جوی خارج از استاندارد ۲۰ سال گذشته کارگاه تعطیل بوده است.
- لیست هر گونه ادعایی که موجب تطویل زمان اجرای یک فعالیت یا تاخیر در شروع یک فعالیت شده است.
مستندات بخش ادعاهای مالی
- نامه تحویل صورت وضعیت به دستگاه نظارت
- روکش صورت وضعیت تایید شده توسط کارفرما
- کپی چک پرداخت‌های صورت گرفته یا هر سند مالی دیگر که مورد تایید طرفین بوده و تاریخ دقیق پرداخت کارفرما را تعیین نماید (مانند گزارشش ذی حسابی پروژه)
- کپی نامه ارسال ضمانتنامه برای کارفرما
- کپی نامه تایید پرداخت پیش پرداخت توسط مشاور
مستندات بخش ادعاهای غیر مالی
- نامه دستور توقف کار توسط کارفرما یا مشاور
- گزارش هواشناسی از میانگین دمای حداقل در ماه‌های سرد سال و متوسط بارش نزولات آسمانی در ۲۰ سال گذشته
- گزارشات روزانه که به دلیل پایین‌تر بودن هوا از میانگین بند بالا کارگاه تعطیل بوده است.
- گزارشات روزانه یا مکاتبات صورت گرفته مربوط به تعطیلی کارگاه به دلایل جوی به دستور دستگاه نظارت
- نامه درخواست ابلاغ نقشه یادستور کار توسط پیمانکار به مشاور
- نامه ابلاغ نقشه‌ها یا دستور کارها توسط مشاور
- نامه درخواست تایید ابلاغ قیمت جدید
- نامه تایید قیمت جدید
- نامه درخواست رفع مشکل نقشه
- نامه اصلاح نقشه
چند نکته تجربی در خصوص تهیه گزارش تاخیرات توسط پیمانکار
- پرونده تاخیرات باید توسط شخصی مسلط به امور پیمان ،برنامه زمان بندی، وضعیت اجرایی پروژه و دلایل تاخیرات ایجاد شده، تهیه شود و دلیل آن این است که، ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان دارای بخش‌های مبهم زیادی بوده و کسی که در جلسه بتواند از نظر منطقی طرف مقابل را توجیه فنی نماید در جلسه پیروز خواهد بود. لذا شاید بتوان گفت تسلط تهیه کننده به امور مذکور ۷۰ % موفقیت طرفین را رقم بزند.
- یکی از روش‌های موثر در توجیه منطقی ادعاها توسط طرفین دعوا در جلسه کمیسیون تاخیرات استفاده از مثال با بزرگنمایی موارد مورد ادعا بوده که این امر بسیار تخصصی و تاثیر گذار است.
- به عنوان مثال پیمانکار می‌تواند در خصوص ابلاغ جزییات پنجره ادعای تاخیر داشته باشد، به صورت منطقی این ادعا نمی‌تواند موجب مجاز شدن تاخیرات باشد اما پیمانکار می‌تواند اینگونه ادعا کند (از طریق روش بزرگنمایی توسط پیمانکاردر جلسه بررسی.
- در مقابل این روش مشاور نیز می‌تواند از روش کوچک نمایی کردن مشکل در مقابل سایر تاخیرات غیر مجاز پیمانکار استفاده نماید. به عنوان مثال بگوید ما نقشه‌های سازه و سفتکاری را به که ۵۰% نقشه‌ها بوده را به شما ابلاغ کرده و شما هنوز عملیات سفتکاری را به اتمام نرسانده‌اید لذا عدم ابلاغ نقشه جزییات پنجره موجب تاخیر در اجرای کل پروژه نمی‌شود.
- از انجام ادعاهای غیر منطقی و غیر علمی در جریان تهیه پرونده جداً خودداری شود تا موجب از بین رفتن اعتماد کارشناس بررسی کننده پرونده نشود. بهترین روش افزایش ۱۰ درصدی هر یک از موارد مورد ادعا بوده که روش آن بستگی به شرایط پروژه دارد.
- نظم و انسجام و ظاهر مناسب لایحه تاخیرات (مانند استفاده از زونکن، دیوایدر (جداکننده) به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روی دیوایدر و…)) می‌تواند موجب جلب اعتماد مشاور و کارفرما در خصوص فنی بودن و مهندسی بودن پرونده ارسالی می‌شود.
- میزان تاخیرات مجاز مورد ادعا در پرونده نباید از میزان کل تاخیرات ایجاد شده بیشتر شود.
- جهت تعیین تاریخ ابلاغ نقشه‌ها یا رفع ایرادات نقشه‌ها باید به آخرین نگارش نقشه استناد شود.
- لازم بذکر است دلیل مذکور نباید در پرونده اعلام شود تا مشاور زمان بررسی و تهیه جواب را داشته باشد. به هر حال باید در مکاتبات به نامه‌ای اشاره کرد که توجیه منطقی یا مثال بزگنمایی شده برای آن وجود داشته باشد.
- نکات فراوان دیگری نیز در این خصوص تهیه پرونده وجود دارد که وابسته به شرایط هر پروژه است.
- دریافت تمامی مکاتبات توسط دبیرخانه شرکت تایید شود. زیرا پیمانکار می‌تواند نامه‌ای را که هرگز در زمان اجرا تحویل مشاور نداده را با توجه به نیاز و با متن مورد دلخواه تهیه و داخل مستندات قرار دهد.
- در هنگام تهیه برنامه زمانبندی به روز شده حتماً از نسخه موجود در دفتر مشاور استفاده شود. زیرا ممکن است پیمانکار از طریق تغییر برخی روابط پیش نیاز و پس نیاز مسیر بحرانی پروژه را جهت افزایش زمان تاخیر مجاز تغییر دهد.
- در صورتی که نقشه‌های در نگارش مختلف به پیمانکار ابلاغ شده، آیا ابلاغ نقشه جدید جهت تسهیل و تسریع در پروژه و کاهش هزینه‌های پیمانکار و به درخواست پیمانکار بوده است.
- آیا نامه‌های در خواست اصلاح نقشه‌های در حد ایرادات کلی بوده یا در حد ایرادات نقشه کشی و جزییات اجرایی.
افزایش احجام یا مبلغ پیمان
یکی از چالش‌های مهم در زمینه تاخیرات ایجاد شده در قرارداد تغییر احجام کار است. بهترین روش جهت محاسبه تاخیرات ناشی از تغییر در احجام کار استناد به آخرین مبلغ صورت وضعیت قطعی و مقایسه آن با مبلغ قرارداد است.
لازم بذکر است در صورت تغییر کلی در نقشه‌ها دیگر مبلغ صورت وضعیت قطعی ملاک تغییر در احجام نیست. ضمن اینکه هیچ گونه ملاک مشخصی در خصوص اصطلاح تغییر کلی در نقشه‌ها وجود ندارد و تعیین میزان، تغییرات بستگی به توانایی شخص در متقاعد کردن طرف مقابل در این خصوص است.
عدم تحویل بخشی از کارگاه
یکی دیگر از دلایل ایجاد تاخیر در یک پروژه عدم تحویل کامل کارگاه است. از نظر پیمانکار عدم تحویل بخشی از کارگاه موجب ایجاد تاخیر در کل پروژه است و ادعا دارد در صورت تحویل تمام کارگاه پروژه به موقع تحویل می‌شود. در این زمان توجیه مشاور و کارفرما جهت گریز از تایید تاخیر مجاز چگونه است.
در صورتی که پیمانکار با تعداد مناسب و در زمان مناسب تمامی جبهه‌های پروژه را فعال و تحویل نموده بود در این صورت تاخیر در تحویل آن بخش از پروژه موجب ایجاد تاخیر مجاز در پروژه است. در غیر این صورت کارفرما می‌تواند از این استدلال که پیمانکار تمامی جبهه‌های تحویلی را فعال نموده لذا در صورت تحویل جبهه‌های مورد ادعا تغییری در تاخیرات ایجاد شده به وجود نمی‌آمد تاخیر خود را رفع و رجوع نماید.
نمودار همپوشانی
یکی دیگر از مبهم‌ترین بخش‌های رسیدگی یا تهیه گزارش تاخیرات تهیه نمودارهای همپوشانی است.
ابهامات موجود
نحوه همپوشانی تاخیرات مالی با تاخیرات غیر مالی چگونه است.
بازه زمانی تاخیرات مالی از کی شروع و تا کی ادامه دارد.
در صورت استفاده از برنامه زمان بندی جهت همپوشانی تاخیرات عوامل مختلف تاثیر تاخیرات مالی چگونه در برنامه اثر داده شود.
استفاده از جدول همپوشانی
در این روش هر یک از صورت وضعیت‌ها به صورت یک ردیف در اکس قرار داده می‌شود. جهت اعمال تاخیرات غیر مالی در جدول همپوشانی، باید میزان تاخیر هر عامل در وزن فعالیت‌های تاثیر پذیر از آن تاخیر ضرب شود. به عنوان مثال اگر در تحویل زمین ۱۰ روز تاخیر وجود داشته باشد، با توجه به اینکه تمامی فعالیت‌های از این تاخیر تاثیر می‌گیرند لذا عدد ۱۰ در ۱۰۰% ضرب می‌شود و وارد جدول تاخیرات می‌شود. اما اگر نقشه اسکلت فلزی با تاخیر ۳۰ روزه ابلاغ شده باشد، عدد ۳۰ در وزن فعالیت‌های بعد از اسکلت فلزی تا اتمام کار ضرب می‌شود و وارد جدول همپوشانی می‌شود.
محاسبه تاخیرات مجاز ناشی از تاخیر در پرداخت تعدیل
در خصوص نحوه محاسبه تاخیرات مجاز ناشی از تاخیر در پرداخت تعدیل متاسفانه بخشنامه مشخصی وجود دارد اما از طریق استدلال زیر می‌توان به عددد مورد نظر دست یافت.
- در فرمول تتا به جای رقم صورت وضعیت، رقم صورت وضعیت + رقم تعدیل آن صورت وضعیت درج شود. زیرا مقدار تعدیل در حقیقت مقداری از همان صورت وضعیت بوده که بعداً رقم آن مشخص شده است.
- در خصوص مدت تاخیر کارفرما در پرداخت از نسبت
- مبلغ کل صورت وضعیت+تعدیل / مدت تاخیر تعدیل * رقم تعدیل + مدت تاخیر صورت وضعیت * رقم صورت وضعیت استفاده کرد.
- سپس از فرمول تتا مقدار تاخیر مجاز را محاسبه نمود. (البته لازم بذکر است روش مذکور استدلالی بوده و هیچگونه بخشنامه‌ای در این خصوص وجود‌ندارد)
: برگرفته از منابع مختلف اینترنتی
