تهیه لایحه تاخیرات پروژه‌ها و مستند‌سازی تاخیرات آن یکی از موضوعات اساسی و چالش برانگیز در بیشتر پروژه های کشور می‌باشد و بیشتر پروژه‌ها به دلیل مشکلات زیر با تاخیر مواجه می شود
- تاخیر در پرداختو تعهدات مالی توسط کارفرما
- تاخیر و تغییر در ابلاغ نقشه‌های اجرایی و ساخت
- مشکلات ناشی از تغییر وضعیت جوی در شهرهای سردسیر و مرطوب
- نوع قرارداد‌هایمنعقد شده و مفاد آن
- ورود کارفرما به حیطه‌های کاری مشاور و پیمانکار
- عدم انتخاب پیمانکار متناسب با حجم کار انجام شده به دلیل نوع و روش اجرای مناقصه
- عدم برآورد درست از کار در هنگام مناقصه
- ضعف اجرایی و زمان بندی و برنامه‌ریزی پیمانکاران.
با توجه به اینکه تنها ماده گنجانده شده در شرایط عمومی پیمان در خصوص رسیدگی به این موضوع و تهیه لایحه تاخیرات ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان و بخشنامه شماره ۵۰۹۰ مورخ ۱۳۶۰/۹/۲ است. هر کدام از آنها دارای نکات مبهم فراوان بوده لذا تهیه و رسیدگی به پرونده تاخیرات مجاز و غیر مجاز پروژه یکی از بحث بر‌انگیز‌ترین موارد در چرخه حیات یک پروژه است.
برخی از تبعات تاخیرات غیر مجاز در پروژه‌ها
- محاسبه تعدیل با استفاده از شاخص متوسط در دوره تاخیر غیر مجاز
- اعمال جریمه تاخیرات مطابق مفاد ماده ۵۰ شرایط عمومی پیمان
- افزایش هزینه‌های پروژه به دلیل افزایش تیم‌های عملیاتی و افزایش شیفت کاری به دلیل فشار مشاور و کارفرما به پیمانکار جهت جبران تاخیرات وارده
- عدم رضایت کارفرما و مشاور پروژه و در نتیجه عدم ابلاغ قراردادهای جدید به دلیل ضعف پیمانکار
زمان تهیه لایحه تاخیرات
بر اساس مفاد مندرج در بند ج ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان در پایان مدت اولیه پیمان یا هر تمدید مدت پیمان اگر کار تمام نشده باشد مهندس مشاور با کسب نظر پیمانکار و با توجه به موارد تعیین شده، دلیل تاخیر کار را بررسی می نماید.
مهندس مشاور مدت مجاز و غیر مجاز تاخیرات رخ داده را با توافق پیمانکار تعیین نموده و به کارفرما گزارش می‌کند. سپس نظر کارفرما را در مورد میزان مجاز یا غیر مجاز کار به پیمانکار اعلام کرده و معادل مدت تاخیر مجاز، مدت پیمان را تمدید می‌نماید.
مستندات مورد نیاز در تهیه لایحه تاخیرات
اطلاعات اولیه
- خلاصه اطلاعات از مفاد قراردادی پروژه
- خلاصه آخرین وضعیت پیشرفت فیزیکی پروژه به همراه نمودارها، تصاویر و تعیین میزان تاخیر صورت گرفته تا لحظه تهیه لایحه تاخیرات
- برنامه زمان بندی اولیه پروژه. برای آشنایی با تهیه برنامه زمان بندی پروژه کلیک کنید.
خلاصه ادعاهای پیمانکار
- برنامه زمان بندی به روز شده بر اساس ادعاهای پیمانکار یا نمودار همپوشانی تاخیرات
- جدول محاسبه تاخیرات مالی ناشی از تاخیر در پرداخت صورت وضعیت‌ها و پیش پرداخت‌ها
- فهرست نامه نگاریها و مکاتبات انجام شده توسط پیمانکار جهت دریافت نقشه‌ها یا دستور کارها یا جزئیات اجرایی
- فهرست روزهایی که به دلیل مشکلات جوی خارج از استاندارد ۲۰ سال گذشته کارگاه تعطیل بوده است.
- مستندات هر گونه ادعا که موجب طولانی شدن زمان اجرای یک فعالیت یا تاخیر در شروع یک فعالیت شده است.
مستندات بخش ادعاهای مالی
- نامه تحویل صورت وضعیت به دستگاه نظارت
- تصویر صورت وضعیت تایید شده توسط کارفرما
- کپی چک های پرداخت شده یا هر سند مالی دیگر که مورد تایید طرفین پیمان بوده و تاریخ دقیق پرداخت کارفرما را تعیین نماید (مانند گزارش ذی حسابی پروژه)
- کپی نامه ارسال ضمانتنامه برای کارفرما
- کپی نامه تایید پرداخت پیش پرداخت توسط مشاور
مستندات بخش ادعاهای غیر مالی
- نامه دستور توقف کار توسط کارفرما یا مشاور
- گزارش وضعبت هواشناسی از میانگین دمای حداقل ماه‌های سرد سال و میانگین بارش در ۲۰ سال گذشته
- گزارشات روزانه که به دلیل پایین‌تر بودن دمای هوا از میانگین کارگاه تعطیل بوده است.
- گزارشات روزانه یا مکاتبات صورت گرفته در ارتباط با تعطیلی کارگاه به دلایل شرایط جوی به دستور دستگاه نظارت
- نامه درخواست ابلاغ نقشه یا دستور کار توسط پیمانکار به مشاور
- نامه ابلاغ نقشه‌ها یا دستور کارها توسط مشاور
- نامه درخواست تایید ابلاغ قیمت جدید
- نامه تایید قیمت جدید
- نامه درخواست رفع مشکل فنی و محاسباتی در نقشه
- نامه اصلاح نقشه
چند نکته تجربی در خصوص تهیه لایحه تاخیرات توسط پیمانکار
- پرونده تهیه لایحه تاخیرات باید توسط شخص مسلط به امور پیمان همچنین آشنا به تهیه برنامه زمان بندی پروژه، تهیه شود و دلیل آن این است که، ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان دارای بخشهای مبهم زیادی می باشد و کسی که در جلسه بتواند از نظر منطقی و علمی طرف مقابل را توجیه فنی نماید پیروز جلسه خواهد بود. شاید بتوان گفت تسلط تهیه کننده به امور تهیه لایحه تاخیرات پروژه ۷۰ % موفقیت طرفین را رقم بزند.
- یکی از روش‌های موثر در توجیه علمی و منطقی ادعاها توسط طرفین دعوا در جلسه کمیسیون تاخیرات استفاده از مثال با بزرگنمایی موارد مورد ادعا بوده که این امر بسیار تخصصی و تاثیر گذار است.
- به عنوان مثال پیمانکار می‌تواند در مورد ابلاغ جزئیات پنجره ادعای تاخیر داشته باشد، به صورت منطقی این ادعا نمی‌تواند موجب مجاز شدن تاخیرات رخ داده باشد اما پیمانکار می‌تواند اینگونه ادعا کند.
- در مقابل این روش مشاور نیز می‌تواند از روش کوچک جلوه دادن مشکل در مقابل سایر تاخیرات غیر مجاز پیمانکار استفاده نماید. به عنوان مثال مشاور ادعا کند ما نقشه‌های سازه و سفتکاری ساختمان را که ۵۰% نقشه‌های اجرایی را شامل می شود به شما ابلاغ کرده ایم و شما هنوز عملیات سفتکاری را به اتمام نرسانده‌اید لذا عدم ابلاغ نقشه جزییات پنجره اتاقها که از لحاظ زمان بندی پروژه عملیات بعدی می باشد موجب تاخیر در اجرای کل پروژه نمی‌شود.
- از انجام ادعاهای غیر منطقی و غیر علمی در زمان تهیه لایحه تاخیرات پرونده خودداری شود تا موجب از بین رفتن اعتماد کارشناس بررسی کننده پرونده نشود.
- مرتب بودن و مستند بودن لایحه تاخیرات (مانند استفاده از زونکن و جداکننده به همراه نوشتن موضوع هر بخش بر روی دیوایدر) می‌تواند موجب جلب اعتماد مشاور و کارفرما در خصوص علمی و فنی بودن و مهندسی بودن پرونده ارسالی می‌شود.
- میزان تاخیرات مجاز ادعا شده در پرونده نباید از میزان کل تاخیرات ایجاد شده بیشتر شود.
- برای تعیین تاریخ ابلاغ نقشه‌ها یا رفع ایرادات نقشه‌های ساخت باید به آخرین ویرایش نقشه رجوع شود.
- نکات زیاد دیگری نیز در خصوص تهیه لایحه تاخیرات پرونده وجود دارد که به شرایط هر پروژه مربوط است.
- دریافت همه مکاتبات و مستندات توسط دبیرخانه شرکت باید تایید شود. زیرا پیمانکار می‌تواند نامه‌ای را که هرگز در زمان اجرا تحویل مشاور نداده را به شکل زیرکانه تهیه و متن مورد دلخواه را داخل مستندات قرار دهد.
- در هنگام تهیه برنامه زمانبندی پروژه حتماً از ورژن نرم افزار موجود در دفتر مشاور استفاده شود. زیرا ممکن است پیمانکار از طریق تغییر برخی از روابط پیش نیاز و پس نیاز در مسیر بحرانی پروژه باعث افزایش زمان تاخیر مجاز پروژه شود.
- در صورتی که نقشه‌های در ویرایش های مختلف به پیمانکار ابلاغ شده بررسی شود که آیا ابلاغ نقشه جدید جهت تسهیل و تسریع در پروژه و کاهش هزینه‌های پیمانکار و به درخواست پیمانکار بوده است.
- آیا نامه‌های در خواست اصلاح نقشه‌های در حد موارد کلی بوده یا در حد ایرادات نقشه کشی و جزئیات اجرایی.
افزایش احجام یا مبلغ پیمان
یکی از چالش‌های اساسی در زمینه تاخیرات ایجاد شده در قرارداد فیمابین، تغییر احجام کار است. بهترین روش جهت محاسبه تاخیرات ایجاد شده ناشی از تغییر در احجام کار، رجوع به آخرین مبلغ صورت وضعیت قطعی پیمان و مقایسه آن با مبلغ قرارداد است.
لازم بذکر است در صورت تغییر کلی در نقشه‌های اجرایی، مبلغ صورت وضعیت قطعی ملاک تغییر در احجام نیست. درضمن هیچ گونه ملاک مشخصی در خصوص اصطلاح تغییر کلی در نقشه‌ها وجود نداشته و تعیین میزان تغییرات بستگی به توانایی شخص و مهارت در فنون مذاکره در متقاعد کردن طرف مقابل در این خصوص است.
عدم تحویل بخشی از کارگاه
یکی دیگر از دلایل مهم ایجاد تاخیر در یک پروژه عدم تحویل کامل کارگاه از سوی کارفرما است. از نظر پیمانکار عدم تحویل بخشی از کارگاه موجب ایجاد تاخیر در کل پروژه خواهد بود و ادعا دارد در صورت تحویل تمام کارگاه پروژه به موقع تحویل می‌شود. در این زمان توجیه مشاور و کارفرما جهت گریز از تایید تاخیر مجاز چگونه خواهد بود.
در صورتی که پیمانکار با تعداد مناسب تیم های کاری و اجرایی در زمان مناسب تمامی جبهه‌های پروژه را فعال و تحویل نماید در این صورت تاخیر در تحویل آن بخش از پروژه موجب ایجاد تاخیر مجاز در پروژه است. در غیر این صورت کارفرما می‌تواند از این استدلال که پیمانکار تمامی جبهه‌های تحویلی را فعال نموده لذا در صورت تحویل جبهه‌های مورد ادعا تغییری در تاخیرات ایجاد شده به وجود نمی‌آمد تاخیر خود را بررسی نماید.
نمودار همپوشانی
یکی دیگر از مبهم‌ترین بخشهای رسیدگی در تهیه لایحه تاخیرات تهیه نمودارهای همپوشانی تاخیرات مالی وغیرمالی است.
ابهامات موجود
نحوه همپوشانی تاخیرات مالی پروژه و تاخیرات غیر مالی چگونه است.
بازه زمانی تاخیرات مالی از چه زمانی آغاز و تا چه موقع ادامه دارد.
در صورت استفاده از برنامه زمان بندی پروژه برای همپوشانی تاخیرات عوامل مختلف تاثیر تاخیرات مالی چگونه در برنامه دخالت داده شود.
استفاده از جدول همپوشانی
در این روش هر یک از صورت وضعیت‌ها به صورت یک ردیف در اکسل قرار داده می‌شود. جهت اعمال تاخیرات غیر مالی در جدول همپوشانی، بایستی میزان تاخیر هر عامل در ضریب یا وزن فعالیت‌های تاثیر پذیر از آن تاخیر ضرب شود. به عنوان مثال اگر در تحویل زمین ۱۰ روز تاخیر بوجود آید با توجه به اینکه تمامی فعالیت‌های از این تاخیر تاثیر می‌گیرند لذا عدد ۱۰ در ۱۰۰% ضرب شده و در جدول تاخیرات وارد می‌شود. اما اگر نقشه اسکلت فلزی ساختمان با تاخیر ۳۰ روزه از طرف کارفرما ابلاغ شده باشد، عدد ۳۰ در مجموع وزنی فعالیت‌های بعد از اسکلت فلزی تا اتمام کار ضرب می‌شود و وارد جدول همپوشانی می‌شود.(نکته خیلی مهم)
محاسبه تاخیرات مجاز ناشی از تاخیر در پرداخت تعدیل
در مورد چگونگی محاسبه تاخیرات مجاز ناشی از تاخیر در پرداخت تعدیل بخشنامه مشخصی وجود ندارد اما از روش زیر می‌توان تاخیر را محاسبه کرد.
- در فرمول تتا به جای رقم صورت وضعیت، رقم صورت وضعیت + رقم تعدیل آن صورت وضعیت درج شود. زیرا مقدار تعدیل مقداری از همان صورت وضعیت بوده که بعداً رقم آن مشخص شده است.
- در خصوص مدت تاخیر کارفرما در پرداخت از نسبت مبلغ کل صورت وضعیت+تعدیل / مدت تاخیر تعدیل * رقم تعدیل + مدت تاخیر صورت وضعیت * رقم صورت وضعیت استفاده کرد.
- سپس از فرمول تتا مقدار تاخیر مجاز را محاسبه کرد. (البته شایان ذکراست روش مذکور استدلالی بوده و هیچگونه بخشنامه‌ای در این خصوص وجود‌ندارد)
منابع مورد استفاده: منابع و وب سایتهای تخصصی مهندسی عمران
